Nota korygująca – kiedy można ją wystawić?

Od 1 lutego 2026 roku noty korygującej nie można już wystawiać. Każdy błąd na fakturze, także literówkę w nazwie firmy, adresie lub numerze NIP, poprawia sprzedawca za pomocą faktury korygującej. Sprawdź, jak postąpić w takiej sytuacji i jakie dane powinny znaleźć się w korekcie.

Nota korygująca – jakie zasady obowiązywały wcześniej?

Nota korygująca była dokumentem wystawianym przez nabywcę towaru lub usługi. Służyła do poprawiania błędów formalnych, które nie zmieniały wartości sprzedaży, ceny, ilości towaru ani podatku VAT.

Podstawę prawną stanowił art. 106k ustawy o VAT. Nabywca mógł sporządzić notę między innymi wtedy, gdy na fakturze pojawiła się literówka w nazwie firmy, błędny adres, numer NIP, data sprzedaży albo numer rejestracyjny pojazdu.

Dokument wymagał akceptacji sprzedawcy. Przepisy nie wskazywały jednej obowiązkowej formy potwierdzenia, dlatego akceptacja mogła nastąpić na papierze lub elektronicznie, na przykład w wiadomości e-mail.

Od 1 lutego 2026 roku art. 106k ustawy o VAT został uchylony, dlatego nabywca nie może wystawić nowej noty korygującej do faktury.

Dlaczego nota korygująca została wycofana?

Po zmianie przepisów nota korygująca nie jest już dokumentem dopuszczalnym w obrocie prawnym. Dotyczy to zarówno faktur papierowych, elektronicznych, jak i faktur ustrukturyzowanych wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur.

W praktyce oznacza to, że nabywca nie poprawia już samodzielnie danych na otrzymanej fakturze. Powinien zgłosić błąd sprzedawcy i poprosić go o wystawienie właściwego dokumentu korygującego.

Zmiana obejmuje także faktury wystawione przed 1 lutego 2026 roku, jeśli czynność korygująca jest wykonywana po tej dacie. Decydujący jest moment wystawienia korekty, a nie data pierwotnej faktury.

Co zrobić, gdy faktura zawiera błąd?

Po wykryciu niezgodności nie należy tworzyć noty korygującej. Trzeba skontaktować się ze sprzedawcą i przekazać mu dokładny opis pomyłki.

W zależności od rodzaju błędu sprzedawca wystawi fakturę korygującą dane formalne albo fakturę korygującą pozycje dokumentu. W tym celu należy:

1. sprawdzić, który element faktury jest nieprawidłowy,
2. poinformować sprzedawcę o wykrytej pomyłce,
3. wskazać błędną oraz prawidłową treść,
4. otrzymać fakturę korygującą i dołączyć ją do faktury pierwotnej,
5. zaksięgować korektę zgodnie z jej wpływem na rozliczenia podatkowe.

Jakie błędy poprawia się fakturą korygującą?

Faktura korygująca jest obecnie właściwym dokumentem do poprawy każdego rodzaju pomyłki na fakturze. Dotyczy to zarówno danych formalnych, jak i informacji wpływających na kwoty oraz podatek.

Sprzedawca powinien wystawić korektę między innymi w przypadku:

• błędnego numeru NIP lub adresu strony transakcji,
• nieprawidłowej nazwy albo danych kontrahenta,
• pomyłki w dacie wystawienia, sprzedaży lub płatności,
• błędnej ceny jednostkowej lub wartości sprzedaży,
• nieprawidłowej ilości albo jednostki miary,
• zastosowania niewłaściwej stawki lub kwoty VAT,
• udzielenia rabatu albo obniżki ceny,
• zwrotu towaru, opakowania lub całości bądź części zapłaty.

Kiedy korekta może zmienić dane nabywcy?

Faktura korygująca może poprawić dane nabywcy, gdy sprzedawca popełnił błąd w nazwie, adresie lub numerze NIP. Dokument powinien jasno wskazywać fakturę pierwotną oraz zakres wprowadzanej zmiany.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy faktura została wystawiona na całkowicie inny podmiot. Nie można wtedy prostą korektą zastąpić jednego nabywcy innym. Sprzedawca powinien ustalić właściwy sposób anulowania błędnego dokumentu i wystawienia faktury na prawidłowego kontrahenta.

Co powinna zawierać faktura korygująca?

Zakres danych zależy od rodzaju korekty. Dokument musi jednak umożliwiać jednoznaczne ustalenie, której faktury dotyczy oraz jakie informacje ulegają zmianie.

Faktura korygująca powinna zawierać:

• datę wystawienia i kolejny numer dokumentu,
• dane sprzedawcy oraz nabywcy,
• numer NIP stron transakcji,
• oznaczenie faktury pierwotnej,
• nazwę korygowanego towaru lub usługi,
• prawidłową treść zmienianej pozycji,
• kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku, jeśli zmiana wpływa na rozliczenie VAT,
• przyczynę korekty, jeżeli jest potrzebna do wyjaśnienia dokumentu.

Jak traktować korektę w KSeF?

KSeF nie przewiduje wystawiania not korygujących. Do faktury ustrukturyzowanej stosuje się fakturę korygującą w postaci ustrukturyzowanej.

Jeżeli błąd dotyczy dokumentu odebranego w KSeF, nabywca powinien zgłosić go sprzedawcy. To sprzedawca wystawia korektę i przekazuje ją w systemie zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Nie należy traktować wiadomości e-mail, adnotacji na wydruku ani własnego dokumentu nabywcy jako zamiennika faktury korygującej. Takie materiały mogą pomóc w komunikacji, ale nie zastępują wymaganej korekty.

Jak zaksięgować fakturę korygującą?

Sposób ujęcia korekty zależy od jej przyczyny i wpływu na podstawę opodatkowania. Korekta danych formalnych, która nie zmienia wartości transakcji, zwykle nie powoduje ponownego wyliczenia podatku, ale powinna zostać dołączona do dokumentacji.

Korekta ceny, ilości, rabatu, zwrotu lub podatku może zmienić zapisy w ewidencjach. W takich przypadkach trzeba sprawdzić, czy korekta dotyczy błędu istniejącego już przy wystawieniu faktury, czy zdarzenia, które nastąpiło później.

Przed zaksięgowaniem warto porównać fakturę pierwotną z korektą, zweryfikować daty oraz zachować korespondencję ze sprzedawcą. Przy wątpliwościach dotyczących okresu ujęcia dokumentu warto skonsultować się z księgowym.

Jak uniknąć problemów z błędną fakturą?

Najlepiej reagować od razu po otrzymaniu dokumentu. Szybka kontrola ogranicza ryzyko błędnego odliczenia VAT, niezgodności w ewidencji oraz opóźnień w rozliczeniach.

Przed zaksięgowaniem faktury sprawdź:

• nazwę i adres sprzedawcy oraz nabywcy,
• numery NIP obu stron,
• numer i datę wystawienia dokumentu,
• datę sprzedaży lub wykonania usługi,
• nazwy towarów i usług,
• ilości, ceny i wartości netto,
• stawki oraz kwoty podatku VAT,
• kwotę należności do zapłaty.

Jeśli znajdziesz błąd, wstrzymaj księgowanie do czasu otrzymania korekty albo ustal z księgowym właściwy sposób ujęcia dokumentu. Od 2026 roku za wystawienie korekty odpowiada sprzedawca.