Czy można zwolnić pracownika na L4? Wyjaśniamy przepisy

Co do zasady nie można wypowiedzieć umowy pracownikowi przebywającemu na L4. Wyjątkiem jest między innymi długotrwała choroba, ciężkie naruszenie obowiązków, upadłość lub likwidacja pracodawcy. Sprawdź, kiedy rozwiązanie umowy jest dopuszczalne i jakie formalności trzeba zachować.

Jak działa ochrona pracownika na L4?

Art. 41 Kodeksu pracy zakazuje pracodawcy wypowiadania umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jeżeli nie upłynął jeszcze okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Zwolnienie lekarskie jest właśnie taką nieobecnością.

Zakaz dotyczy przede wszystkim zwykłego wypowiedzenia, czyli rozwiązania umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Nie oznacza natomiast całkowitego zakazu zakończenia stosunku pracy. W określonych przypadkach możliwe jest rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia albo za porozumieniem stron.

Pracownik na L4 jest chroniony przed wypowiedzeniem tylko do czasu upływu okresu ochronnego określonego w art. 53 Kodeksu pracy.

Jeżeli wypowiedzenie zostało wręczone przed rozpoczęciem choroby, późniejsze L4 nie wstrzymuje biegu okresu wypowiedzenia. Umowa rozwiąże się w terminie wskazanym w oświadczeniu pracodawcy.

Kiedy można rozwiązać umowę z powodu długiej choroby?

Art. 53 Kodeksu pracy pozwala rozwiązać umowę bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika. Decydujące znaczenie ma staż u danego pracodawcy oraz przyczyna niezdolności do pracy.

Przy zwykłej chorobie okres zasiłkowy wynosi zazwyczaj 182 dni. W przypadku gruźlicy albo niezdolności do pracy przypadającej w czasie ciąży może wynosić 270 dni. Jeżeli po tym czasie pracownik pobiera świadczenie rehabilitacyjne, ochrona obejmuje także jego pierwsze trzy miesiące.

Przykładowo, przy 182 dniach okresu zasiłkowego i przyznanych trzech miesiącach świadczenia rehabilitacyjnego możliwość rozwiązania umowy może powstać po upływie 272 dni niezdolności do pracy. Termin trzeba jednak wyliczyć indywidualnie, z uwzględnieniem ciągłości absencji oraz dokumentów ZUS.

Jeżeli pracownik oczekuje na decyzję w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego, jego nieobecność nadal może być usprawiedliwiona. Przed złożeniem oświadczenia warto więc ustalić, czy ochrona rzeczywiście ustała.

Co zmienia powrót pracownika do pracy?

Rozwiązanie umowy na podstawie art. 53 Kodeksu pracy nie może nastąpić po stawieniu się pracownika do pracy w związku z ustaniem przyczyny nieobecności. Samo przekroczenie okresu ochronnego nie wystarcza, jeśli pracownik odzyskał zdolność do pracy i zgłosił gotowość jej wykonywania.

Jeżeli pracownik pojawi się w firmie wyłącznie po to, aby dostarczyć dokument lub odbyć wizytę lekarską, nie zawsze oznacza to odzyskanie zdolności do pracy. Znaczenie ma faktyczne ustanie przyczyny nieobecności, a w razie potrzeby także aktualne orzeczenie lekarza medycyny pracy.

Czy można zwolnić dyscyplinarnie na L4?

Tak. Ochrona przed wypowiedzeniem nie wyłącza możliwości rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika na podstawie art. 52 Kodeksu pracy. Musi jednak wystąpić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych albo inna ustawowa przesłanka.

Wykorzystywanie zwolnienia niezgodnie z jego celem może uzasadniać dyscyplinarkę, ale pracodawca powinien dysponować wiarygodnymi dowodami. Przykłady zachowań, które mogą mieć znaczenie, obejmują:

• wykonywanie pracy zarobkowej dla innego podmiotu,
• wyjazd wypoczynkowy niezgodny z zaleceniami i celem zwolnienia,
• podejmowanie czynności utrudniających leczenie lub przedłużających niezdolność do pracy,
• fałszowanie dokumentów albo inne poważne naruszenie obowiązków pracowniczych.

Nie każda aktywność poza domem oznacza nadużycie L4. Ocena zależy od rodzaju choroby, zaleceń lekarza oraz charakteru konkretnego zachowania. Zdjęcie lub pojedyncza informacja bez dodatkowego potwierdzenia może nie wystarczyć w sporze sądowym.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy z winy pracownika trzeba złożyć w ciągu miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiarygodnej wiadomości o okoliczności uzasadniającej zwolnienie. Przekroczenie tego terminu może pozbawić pracodawcę prawa do zastosowania art. 52.

Kiedy porozumienie stron jest możliwe?

Pracodawca i pracownik mogą zakończyć umowę za porozumieniem stron także podczas L4. Taki sposób nie wymaga zachowania okresu wypowiedzenia ani wskazywania przyczyny.

Porozumienie wymaga dobrowolnej zgody obu stron. Pracownik może odmówić podpisania dokumentu, a sama propozycja nie zastępuje wypowiedzenia i nie tworzy obowiązku zakończenia zatrudnienia.

Jak upadłość lub likwidacja wpływa na ochronę?

W razie ogłoszenia upadłości albo likwidacji pracodawcy szczególna ochrona pracownika może zostać wyłączona. Dotyczy to również osoby przebywającej na L4, pracownika w wieku przedemerytalnym oraz działacza związkowego.

W przypadku pracownicy w ciąży lub osoby korzystającej z urlopu związanego z rodzicielstwem obowiązują dodatkowe zasady. Jeżeli w firmie działa organizacja związkowa reprezentująca pracownika, pracodawca może być zobowiązany do ustalenia z nią terminu rozwiązania umowy.

Przy likwidacji lub upadłości pracodawca może także skrócić trzymiesięczny okres wypowiedzenia do jednego miesiąca, wypłacając odszkodowanie za pozostałą część okresu.

Jak doręczyć dokument pracownikowi na L4?

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy powinno zostać sporządzone na piśmie. Dopuszczalny jest również dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły e-mail, skan lub wiadomość w komunikatorze nie dają takiej samej pewności prawnej.

Dokument można doręczyć na kilka sposobów:

1. osobiście przez pracodawcę albo upoważnioną osobę,
2. listem poleconym za potwierdzeniem odbioru,
3. przesyłką kurierską pozwalającą potwierdzić doręczenie,
4. elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Przy przesyłce pocztowej znaczenie może mieć fikcja doręczenia, jeżeli pracownik celowo nie odbiera prawidłowo zaadresowanego pisma. Datę doręczenia trzeba jednak ustalić zgodnie z konkretnymi okolicznościami i zasadami stosowanymi przez sądy.

Jakie elementy powinno zawierać oświadczenie?

Dokument powinien wskazywać właściwy tryb i podstawę prawną rozwiązania umowy. Przyczynę trzeba opisać konkretnie, prawdziwie i w sposób pozwalający pracownikowi ocenić zasadność decyzji.

W piśmie należy uwzględnić również:

• datę i dane stron stosunku pracy,
• podstawę prawną rozwiązania umowy,
• konkretną przyczynę decyzji,
• pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni.

Jeżeli pracodawca ma obowiązek przeprowadzenia konsultacji związkowej, powinien zrobić to przed złożeniem oświadczenia. Dotyczy to sytuacji, w których pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa.

Czy pracodawca może pytać o przyczynę L4?

Pracownik nie musi ujawniać pracodawcy diagnozy ani szczegółów dotyczących stanu zdrowia. Informacje medyczne należą do szczególnie chronionych danych osobowych.

Pracodawca otrzymuje e-ZLA za pośrednictwem systemu ZUS. Dokument przekazuje informacje potrzebne do ustalenia prawa do świadczeń, ale co do zasady nie zawiera rozpoznania choroby.

Kontakt z pracownikiem podczas L4 powinien ograniczać się do spraw niezbędnych, takich jak przekazanie dokumentów lub ustalenie formalności związanych z zatrudnieniem. Nie należy naciskać na podanie przewidywanej daty powrotu ani żądać informacji o planowanym przedłużeniu zwolnienia.

Jakie roszczenia może zgłosić pracownik?

Jeżeli pracownik uzna, że rozwiązanie umowy było przedwczesne albo wadliwe formalnie, może odwołać się do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia oświadczenia. W zależności od sprawy może żądać przywrócenia do pracy, wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy albo odszkodowania.

Wysokość odszkodowania zależy między innymi od rodzaju umowy i ustawowego okresu wypowiedzenia. Przywrócenie do pracy może wiązać się z obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia za okres pozostawania bez zatrudnienia.

Po rozwiązaniu umowy na podstawie art. 53 pracownik, który odzyska zdolność do pracy i w ciągu sześciu miesięcy zgłosi chęć powrotu, może domagać się ponownego zatrudnienia w miarę możliwości pracodawcy. Ocena tej możliwości zależy od sytuacji firmy i dostępności pracy.

Jak ograniczyć ryzyko błędu?

Przed podjęciem decyzji należy dokładnie ustalić początek i ciągłość niezdolności do pracy, staż pracownika, okres pobierania świadczeń oraz ewentualne postępowanie w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego. Warto też sprawdzić, czy pracownik nie korzysta z dodatkowej ochrony, na przykład związanej z ciążą, rodzicielstwem albo działalnością związkową.

Dokumentacja powinna obejmować wyliczenie terminów, dowody naruszenia obowiązków, potwierdzenia konsultacji oraz dowód doręczenia pisma. W sprawach spornych szczególne znaczenie ma chwila uzyskania informacji przez pracodawcę i sposób jej potwierdzenia.

Przepisy dotyczące rozwiązania umowy podczas L4 są zależne od faktów konkretnej sprawy. Przy długiej absencji, podejrzeniu nadużycia albo planowanej likwidacji firmy warto przed złożeniem oświadczenia skonsultować dokumenty ze specjalistą prawa pracy.