Płatność gotówką – do jakiej kwoty można płacić?

W Polsce płatność gotówką między przedsiębiorcami może dotyczyć transakcji o wartości do 15 000 zł brutto. Limit odnosi się wyłącznie do relacji B2B. Konsument może obecnie zapłacić przedsiębiorcy gotówką także powyżej 15 000 zł, ponieważ dla transakcji B2C nie obowiązuje ustawowy limit kwotowy.

Limit płatności gotówką dla firm

Zasada wynika z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców. Jeżeli stronami transakcji są przedsiębiorcy, a jej jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł brutto lub równowartość tej kwoty, płatność powinna zostać wykonana za pośrednictwem rachunku płatniczego. Może to być przelew bankowy, rachunek w SKOK, karta, BLIK albo inny instrument pośredniczący w płatności bezgotówkowej.

Próg dotyczy całej transakcji, a nie pojedynczej faktury, raty ani zaliczki. Podzielenie płatności na kilka mniejszych części nie zmienia wartości zobowiązania wynikającego z umowy.

Limit obejmuje w szczególności:

• jednoosobowych przedsiębiorców wpisanych do CEIDG,
• spółki handlowe i inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS,
• wspólników spółki cywilnej w zakresie działalności gospodarczej,
• oddziały polskich przedsiębiorców oraz zagraniczne oddziały działające w Polsce.

Przykładowo, jeśli umowa na usługę opiewa na 18 000 zł brutto, przedsiębiorca nie może zapłacić 10 000 zł gotówką i pozostałych 8 000 zł w gotówce w późniejszym terminie. Całość powinna zostać rozliczona bezgotówkowo. Przy płatności w walucie obcej równowartość limitu ustala się według właściwego kursu NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Ograniczenie dotyczy zobowiązań regulowanych w pieniądzu. Nie obejmuje form takich jak kompensata wzajemnych należności czy barter, ponieważ nie są one zapłatą gotówką ani przelewem za zobowiązanie pieniężne.

Czy konsument może zapłacić gotówką więcej niż 15 000 zł?

Tak. Limit 15 000 zł nie dotyczy konsumenta płacącego przedsiębiorcy za towar lub usługę. Osoba fizyczna kupująca do majątku prywatnego może obecnie zapłacić gotówką dowolną kwotę. Dotyczy to także zakupu samochodu, wyposażenia mieszkania czy drogiej usługi.

Przepisy, które miały wprowadzić limit 20 000 zł dla konsumentów, zostały uchylone i nie zaczęły obowiązywać. Nie należy więc traktować tej kwoty jako aktualnego ograniczenia.

Brak ustawowego limitu nie oznacza jednak, że przedsiębiorca zawsze musi przyjąć gotówkę. W sprzedaży internetowej, w punkcie samoobsługowym albo w sytuacji, gdy umowa przewiduje konkretną formę zapłaty, przyjęcie banknotów może nie być dostępne. Z kolei przedsiębiorca ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej powinien zapewnić klientom co najmniej jedną możliwość zapłaty bezgotówkowej, na przykład kartą, BLIK-iem lub przelewem.

Co grozi za przekroczenie limitu?

Przekroczenie limitu w relacji B2B nie oznacza automatycznie nieważności umowy ani obowiązku zwrotu zapłaty. Powoduje jednak istotny skutek podatkowy po stronie przedsiębiorcy, który zapłacił kontrahentowi z pominięciem rachunku płatniczego.

Jeżeli transakcja przekracza 15 000 zł brutto, a przedsiębiorca ureguluje ją gotówką, wydatku nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wyłączeniu podlega cała kwota, nie tylko nadwyżka ponad limit.

Oznacza to, że faktura na 18 000 zł zapłacona gotówką nie daje prawa do ujęcia w kosztach podatkowych tylko kwoty 3 000 zł nadwyżki. Z kosztów wyłącza się całe 18 000 zł, zgodnie z zasadami właściwymi dla danego podatku dochodowego. W praktyce może to zwiększyć dochód do opodatkowania i podatek firmy.

Dzielenie płatności na mniejsze kwoty nie rozwiązuje problemu, jeśli wszystkie wpłaty wynikają z jednej umowy. W przypadku nietypowej konstrukcji transakcji, rozliczeń walutowych lub wątpliwości co do tego, czy strony występują jako przedsiębiorcy, sprawę warto skonsultować z księgowym albo wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.

Zmiany od 2027 roku – co wynika z przepisów unijnych?

Rozporządzenie UE 2024/1624 przewiduje wprowadzenie od 10 lipca 2027 r. jednolitego limitu 10 000 euro dla płatności gotówkowych. Ograniczenie ma obejmować zarówno transakcje między przedsiębiorcami, jak i płatności przedsiębiorca–konsument. Państwa członkowskie będą mogły ustanowić limity niższe.

Do czasu wejścia tych regulacji w życie należy stosować polskie przepisy. Oznacza to, że obecnie limit 15 000 zł dotyczy firm, natomiast osoba prywatna może zapłacić przedsiębiorcy gotówką bez ustawowego ograniczenia kwotowego.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej. W razie wątpliwości dotyczących konkretnej transakcji skonsultuj się z księgowym, doradcą podatkowym lub prawnikiem.