Świadectwo pracy – co zawiera i jak powinno wyglądać?

Świadectwo pracy pracodawca wydaje co do zasady w dniu ustania stosunku pracy. Dokument powinien zawierać między innymi okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy, zajmowane stanowiska, sposób rozwiązania umowy oraz informacje potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i emerytalnych. Sprawdź, jak powinno wyglądać świadectwo pracy, jakie terminy obowiązują i co zrobić w razie błędów.

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia u danego pracodawcy. Nie stanowi opinii o pracowniku ani referencji. Jest oświadczeniem wiedzy, dlatego powinno przedstawiać wyłącznie informacje wymagane przez przepisy prawa pracy.

Obowiązek wydania świadectwa dotyczy każdej umowy o pracę – na czas nieokreślony, określony oraz na okres próbny. Nie ma znaczenia, czy umowa została rozwiązana, czy wygasła, ani która ze stron doprowadziła do zakończenia zatrudnienia.

Pracodawca nie może wpisywać do dokumentu ocen, komentarzy dotyczących jakości pracy, informacji o konflikcie z pracownikiem ani innych danych, których nie przewidują przepisy.

Świadectwo pracy nie jest referencją. Ma potwierdzać fakty związane z zatrudnieniem, a nie oceniać pracownika.

Kiedy trzeba wydać świadectwo pracy?

Jeżeli pracodawca nie zamierza zatrudnić tej samej osoby ponownie w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej umowy, powinien wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy. Pracownik nie musi składać wniosku o wydanie dokumentu.

Termin ustania zatrudnienia zależy od sposobu zakończenia umowy. W praktyce jest nim:

• ostatni dzień okresu wypowiedzenia,
• dzień złożenia oświadczenia przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia,
• ostatni dzień obowiązywania umowy zawartej na czas określony,
• data wskazana w porozumieniu stron jako dzień rozwiązania umowy,
• dzień wystąpienia zdarzenia powodującego wygaśnięcie stosunku pracy.

Jeżeli osobiste przekazanie dokumentu pracownikowi lub upoważnionej przez niego osobie nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca powinien przesłać świadectwo albo doręczyć je w inny sposób w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia. Koszt dostarczenia ponosi pracodawca.

Kiedy nie trzeba wydawać świadectwa od razu?

Pracodawca może nie wydawać świadectwa pracy z urzędu, jeśli jednocześnie kontynuuje zatrudnienie pracownika, zawiera z nim kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej oraz pracownik nie złożył wniosku o wydanie dokumentu.

Pracownik może jednak w każdym czasie zażądać świadectwa w formie papierowej lub elektronicznej. Wniosek może obejmować poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie zakończone okresy, za które nie wydano świadectw. Pracodawca ma wtedy 7 dni od otrzymania wniosku na wydanie dokumentu.

Nowe zatrudnienie w ramach umowy cywilnoprawnej lub rozpoczęcie przez pracownika działalności gospodarczej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wydania świadectwa pracy po zakończeniu umowy o pracę.

Co powinno zawierać świadectwo pracy?

Zakres informacji wynika przede wszystkim z art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Dokument powinien zawierać dane potrzebne do potwierdzenia przebiegu zatrudnienia i ustalenia uprawnień pracownika.

W szczególności w świadectwie pracy wskazuje się:

• daty rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia,
• rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje,
• wymiar czasu pracy w okresie zatrudnienia,
• tryb rozwiązania umowy albo podstawę jej wygaśnięcia,
• stronę, która dokonała wypowiedzenia, jeśli umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem,
• okres, za który przysługuje odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia,
• wykorzystany urlop wypoczynkowy w roku zakończenia zatrudnienia,
• urlop bezpłatny, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy wraz z podstawą prawną,
• urlop opiekuńczy oraz zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej,
• zwolnienie na opiekę nad dzieckiem do 14 lat,
• liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej wykorzystanej w danym roku,
• liczbę dni niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy,
• okres czynnej służby wojskowej lub służby zastępczej,
• pracę w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu emerytury lub renty,
• zajęcie wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym,
• niezaspokojone należności ze stosunku pracy z powodu braku środków finansowych pracodawcy.

Na wniosek pracownika można dodatkowo zamieścić informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz uzyskanych kwalifikacjach. Pracodawca powinien korzystać z aktualnego urzędowego wzoru i wypełniać go zgodnie z instrukcją.

Jak prawidłowo wskazać sposób rozwiązania umowy?

Jednym z częściej popełnianych błędów jest nieprecyzyjne określenie trybu zakończenia zatrudnienia. Świadectwo powinno wskazywać, czy umowa została rozwiązana za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia albo wskutek upływu czasu, na który ją zawarto.

Przy rozwiązaniu za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia należy wskazać stronę składającą oświadczenie. Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia trzeba również podać właściwą podstawę prawną, na przykład art. 52, art. 53 albo art. 55 Kodeksu pracy.

Jeżeli umowa została rozwiązana z przyczyn niedotyczących pracownika, w określonych przypadkach trzeba wskazać także właściwy przepis ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Treść świadectwa powinna dokładnie odpowiadać rzeczywistemu trybowi zakończenia umowy. Ogólne lub niejednoznaczne sformułowanie może utrudnić pracownikowi korzystanie z dalszych uprawnień.

Jak sprostować błędne świadectwo pracy?

Po otrzymaniu dokumentu warto sprawdzić dane osobowe, daty zatrudnienia, wymiar etatu, stanowiska, sposób rozwiązania umowy oraz informacje o urlopach i zwolnieniach. Błąd może dotyczyć także liczby dni pracy zdalnej albo wynagrodzenia chorobowego wykazanego w roku ustania zatrudnienia.

Jeżeli świadectwo zawiera nieprawdziwe, niepełne lub pominięte informacje, pracownik może wystąpić do pracodawcy o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu. Wniosek powinien wskazywać konkretną nieprawidłowość i proponowaną treść zmiany.

Pracodawca ma 7 dni na uwzględnienie wniosku i wydanie nowego świadectwa albo na przekazanie pracownikowi informacji o odmowie. Od odmowy pracownik może odwołać się do sądu pracy w terminie kolejnych 14 dni.

Po upływie 14 dni również można zwrócić się do pracodawcy o korektę. Pracodawca nie ma wtedy obowiązku uwzględnienia wniosku, chyba że sam stwierdzi niezgodność i zdecyduje o wydaniu nowego dokumentu.

Poprawione świadectwo sporządza się na aktualnym wzorze i z bieżącą datą. Do dokumentu warto dołączyć pismo wyjaśniające przyczynę ponownego wydania oraz zakres zmiany, a poprzedni egzemplarz wycofać z dokumentacji zgodnie z zasadami prowadzenia akt osobowych.

Co zrobić, gdy pracodawca nie wydaje świadectwa?

Pracownik może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa. Wcześniej warto wysłać pisemne wezwanie, zachować dowód doręczenia i zgromadzić dokumenty potwierdzające zatrudnienie.

Jeżeli pracodawca nie istnieje, został zlikwidowany, nie ma osób uprawnionych do reprezentacji albo wykonanie orzeczenia sądu okazało się niemożliwe, można żądać ustalenia prawa do otrzymania świadectwa pracy. Orzeczenie sądu może zastąpić dokument i wskazywać co najmniej okres oraz rodzaj pracy, wymiar czasu pracy, stanowiska i sposób zakończenia umowy.

W sprawie naruszenia praw pracowniczych pracownik może również zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy. Niewydanie świadectwa w terminie stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł.

Kiedy przysługuje odszkodowanie?

Samo opóźnienie lub błąd w świadectwie nie oznacza automatycznie prawa do odszkodowania. Pracownik musi wykazać nieprawidłowość po stronie pracodawcy, rzeczywistą szkodę oraz związek między tym naruszeniem a poniesioną stratą.

Przykładem szkody może być utrata możliwości podjęcia nowej pracy albo odmowa przyznania świadczenia dla osoby bezrobotnej z powodu braku świadectwa lub błędnych danych. Maksymalna wysokość odszkodowania odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.

Żądanie odszkodowania można połączyć z żądaniem wydania lub sprostowania świadectwa. To pracownik powinien przedstawić dowody szkody i wykazać jej wysokość.

Jakie obowiązki ma pracodawca?

Pracodawca powinien przygotować świadectwo na aktualnym formularzu, sprawdzić dane z akt osobowych i zapewnić przekazanie dokumentu w wymaganym terminie. Wewnętrzna procedura powinna wskazywać osoby odpowiedzialne za zebranie danych, weryfikację treści, podpisanie dokumentu i jego doręczenie.

Wraz ze świadectwem pracy pracodawca przekazuje także informację dotyczącą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz zasad zniszczenia dokumentacji po upływie przewidzianego terminu.

Pracodawca powinien przechowywać dowód wydania lub wysłania świadectwa, a także korespondencję dotyczącą ewentualnych sprostowań. Ogranicza to ryzyko sporu i ułatwia wykazanie prawidłowego wykonania obowiązku.

Warto zapamiętać:

• Świadectwo pracy wydaje się co do zasady w dniu ustania zatrudnienia.
• Przy ponownym zatrudnieniu w ciągu 7 dni dokument wydaje się na wniosek pracownika.
• Wniosek o sprostowanie składa się zasadniczo w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa.
• Pracodawca ma 7 dni na wydanie poprawionego dokumentu albo odmowę sprostowania.
• Za opóźnienie pracodawcy może grozić grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Podstawę prawną stanowią przede wszystkim art. 97, art. 99 i art. 97¹ Kodeksu pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. W sprawach wymagających interpretacji przepisów warto skorzystać z informacji Państwowej Inspekcji Pracy lub porady specjalisty prawa pracy.