Praca zdalna okazjonalna – ile dni przysługuje pracownikowi?

Pracownikowi przysługują maksymalnie 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej w roku kalendarzowym. Limit obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia, nie przechodzi na kolejny rok i nie może zostać zwiększony regulaminem pracodawcy. Sprawdź, jak złożyć wniosek, kiedy pracodawca może odmówić oraz jakie zasady obowiązują przy pracy zdalnej okazjonalnej.

Na czym polega okazjonalna praca zdalna?

Okazjonalna praca zdalna umożliwia wykonywanie obowiązków poza stałym miejscem pracy w wyjątkowych, incydentalnych sytuacjach. Inicjatywa zawsze należy do pracownika, który składa wniosek w formie papierowej albo elektronicznej.

Przepisy nie wymagają, aby pracownik należał do określonej grupy. Z tej formy może skorzystać każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, o ile charakter jej obowiązków pozwala na pracę poza zakładem.

Przykładem może być konieczność tymczasowej opieki nad członkiem rodziny, pobyt w innej miejscowości lub potrzeba załatwienia spraw osobistych bez rezygnowania z wykonywania obowiązków służbowych.

Okazjonalna praca zdalna jest dobrowolna i może zostać zastosowana wyłącznie na wniosek pracownika zaakceptowany przez pracodawcę.

Ile dni pracy zdalnej okazjonalnej można wykorzystać?

Roczny limit wynosi 24 dni kalendarzowe. Pracownik może wykorzystać je pojedynczo, w kilku częściach albo jednorazowo, jeśli pracodawca zaakceptuje wskazany termin.

Pracodawca nie może ustanowić dodatkowego limitu, na przykład dwóch dni miesięcznie. Dopuszczalne jest więc wykorzystanie całej puli w kolejnych dniach, pod warunkiem uzyskania zgody na każdy wskazany okres.

Niewykorzystane dni przepadają z końcem roku. Nie można ich przenieść na kolejny rok ani otrzymać za nie ekwiwalentu pieniężnego.

Limit dotyczy roku kalendarzowego, a nie okresu zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. W przypadku zmiany pracy w trakcie roku należy uwzględnić dni wykorzystane wcześniej, choć przepisy nie regulują szczegółowo sposobu przekazywania tej informacji między pracodawcami.

Czy limit 24 dni zależy od wymiaru etatu?

Przepis nie przewiduje wprost proporcjonalnego zmniejszania limitu dla pracowników zatrudnionych na część etatu. Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wskazuje, że 24 dni przysługują niezależnie od wymiaru czasu pracy oraz liczby godzin zaplanowanych w konkretnym dniu.

Oznacza to, że dzień pracy zdalnej jest liczony jako jeden dzień, nawet jeśli zgodnie z grafikiem pracownik miał wykonywać pracę przez cztery albo trzy godziny.

W doktrynie prawa pracy pojawiały się jednak odmienne opinie, zgodnie z którymi limit powinien być ustalany proporcjonalnie do etatu. Ponieważ Kodeks pracy nie zawiera takiego ograniczenia, pracodawca powinien stosować jednolite, niedyskryminujące zasady i w razie wątpliwości skonsultować sposób rozliczania z prawnikiem lub specjalistą do spraw kadr.

Jak złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną?

Wniosek składa pracownik przed rozpoczęciem pracy w wybranym dniu. Przepisy nie wskazują minimalnego wyprzedzenia, dlatego dokument może zostać przekazany także krótko przed planowanym rozpoczęciem obowiązków.

Wewnętrzna procedura firmy może określać sposób przekazywania wniosków, na przykład przez system kadrowy, pocztę elektroniczną albo formularz papierowy. Nie może jednak zmieniać ustawowego limitu ani wprowadzać zasad sprzecznych z Kodeksem pracy.

We wniosku warto wskazać:

• datę albo zakres dat planowanej pracy zdalnej,
• miejsce wykonywania obowiązków,
• oświadczenie o zapewnieniu warunków zgodnych z zasadami bhp,
• sposób kontaktu z pracownikiem w czasie pracy.

Miejsce pracy zdalnej musi zostać każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Samo złożenie wniosku nie oznacza zgody na pracę z domu lub z innej wskazanej lokalizacji.

Czy pracodawca może odmówić?

Tak. Pracodawca nie ma obowiązku akceptowania wniosku o okazjonalną pracę zdalną i może odmówić bez wskazywania uzasadnienia. Nie może jednak kierować się kryterium dyskryminacyjnym ani stosować odmiennych zasad wobec osób wykonujących taką samą pracę w porównywalnych warunkach.

Odmowa może wynikać na przykład z konieczności osobistej obecności pracownika w zakładzie, zaplanowanych czynności wymagających dostępu do firmowego sprzętu albo potrzeb organizacyjnych danego zespołu.

Brak odpowiedzi pracodawcy nie powinien być traktowany jako milcząca zgoda. Pracownik powinien rozpocząć pracę zdalną dopiero po otrzymaniu wyraźnej akceptacji.

Pracownicy w ciąży, rodzice dziecka do ukończenia czwartego roku życia oraz osoby korzystające z uprawnień wskazanych w art. 67¹⁹ Kodeksu pracy mogą wystąpić o zwykłą pracę zdalną. W ich przypadku odmowa jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. Zasada ta nie oznacza automatycznej akceptacji wniosku o pracę zdalną okazjonalną.

Co dzieje się po wykorzystaniu 24 dni?

Po wyczerpaniu limitu dalsza praca zdalna nie może być rozliczana jako okazjonalna. Pracodawca nie może zaakceptować kolejnego dnia w tym trybie, nawet jeśli pracownik i pracodawca są zgodni.

Jeżeli strony chcą kontynuować pracę poza zakładem, wniosek należy potraktować jako dotyczący zwykłej pracy zdalnej, stałej albo hybrydowej. Wtedy zastosowanie mają pełne obowiązki przewidziane dla tej formy zatrudnienia.

Pracodawca powinien w szczególności uregulować zasady dotyczące narzędzi, pomocy technicznej, kosztów energii i usług telekomunikacyjnych, ochrony danych oraz organizacji pracy.

Przekroczenie 24 dni nie przedłuża okazjonalnej pracy zdalnej. Kolejne dni wymagają zastosowania przepisów o zwykłej pracy zdalnej.

Jakie obowiązki mają strony?

Obowiązki pracodawcy

Przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie musi zapewniać sprzętu, zwracać kosztów energii elektrycznej i internetu ani wypłacać ekwiwalentu za używanie prywatnych narzędzi. Strony mogą jednak dobrowolnie ustalić korzystniejsze zasady.

Pracodawca powinien natomiast przekazać pracownikowi informacje dotyczące oceny ryzyka zawodowego, bezpiecznej organizacji stanowiska oraz procedur ochrony danych osobowych.

Obowiązki pracownika

Pracownik potwierdza zapoznanie się z zasadami bhp i ochrony informacji. Przed rozpoczęciem pracy składa również oświadczenie, że wskazane miejsce zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki.

Stanowisko należy zorganizować zgodnie z zasadami ergonomii. Dotyczy to między innymi ustawienia monitora, właściwego krzesła, oświetlenia oraz ograniczenia czynników mogących powodować urazy lub przeciążenia.

Jakie prace nie mogą być wykonywane zdalnie?

Nie każdą pracę można przenieść do domu lub innego uzgodnionego miejsca. Zakaz obejmuje obowiązki, które ze względu na zagrożenia albo wymagania techniczne powinny być wykonywane w specjalnie przygotowanym środowisku.

• prace szczególnie niebezpieczne,
• zadania powodujące przekroczenie norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• prace z niebezpiecznymi czynnikami chemicznymi lub substancjami radioaktywnymi,
• czynności związane ze szkodliwymi czynnikami biologicznymi, intensywnym brudzeniem albo uciążliwymi zapachami.

Ograniczenia dotyczą także zadań wymagających korzystania z infrastruktury niedostępnej poza zakładem pracy. Ocena możliwości pracy zdalnej powinna uwzględniać rzeczywisty charakter obowiązków, a nie wyłącznie nazwę stanowiska.

Czy pracodawca może kontrolować pracę zdalną?

Tak. Kontrola może dotyczyć wykonywania pracy, przestrzegania zasad bhp oraz ochrony danych osobowych. W przypadku pracy okazjonalnej jej warunki należy ustalić bezpośrednio z pracownikiem.

Kontrola odbywa się w godzinach pracy i w miejscu wskazanym jako miejsce pracy zdalnej. Jej sposób powinien być dostosowany do rodzaju pracy, a czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika ani domowników.

Pracodawca nie może wykorzystywać kontroli do nieuzasadnionego ingerowania w życie prywatne. Zakres sprawdzenia powinien ograniczać się do kwestii związanych z pracą, bezpieczeństwem i ochroną informacji.

Jak wykazać wykorzystane dni?

Przepisy nie narzucają jednego sposobu ewidencjonowania godzin pracy zdalnej okazjonalnej. Pracodawca powinien jednak określić, jak pracownik potwierdza rozpoczęcie i zakończenie pracy oraz jak rejestrowane są wykorzystane dni.

Wniosek o okazjonalną pracę zdalną przechowuje się w części B akt osobowych. Liczbę wykorzystanych dni należy również wskazać w świadectwie pracy.

Dokumentacja powinna pozwalać ustalić daty zaakceptowanej pracy zdalnej oraz pozostałą do wykorzystania pulę. Ma to znaczenie szczególnie przy zmianie pracodawcy w trakcie roku.

Warto zapamiętać:

• Roczny limit okazjonalnej pracy zdalnej wynosi 24 dni.
• Wniosek składa wyłącznie pracownik, a pracodawca może odmówić.
• Niewykorzystane dni nie przechodzą na kolejny rok.
• Po przekroczeniu limitu stosuje się zasady zwykłej pracy zdalnej.
• Liczbę wykorzystanych dni wpisuje się do świadectwa pracy.